Auditoria del Sistema de Registre Comptable de Factures

 

El 15 de gener de l’any 2015 va entrar en vigor la llei 25/2013, d’impuls de la factura electrònica i de creació del registre comptable de factures al Sector Públic, que establia la obligatorietat, per a un conjunt de col·lectius, de presentar les factures adreçades a l’administració pública en suport electrònic, en un format estructurat (facturae) i a través d’un canal específic (el punt general d’entrada de factures).

 

Les Administracions Públiques catalanes, d’acord amb el que establia aquesta llei, van habilitar el servei de recepció de factures electròniques, fent servir els portals públics disponibles (fonamentalment FACe, ofert pel Ministeri d’Administracions Públiques, i e-Fact , del consorci AOC) i van prendre les mesures necessàries per a facilitar el compliment d’aquesta llei.

 

Fruit d’una modificació introduïda per la Llei Orgànica 6/2015, de 15 de juny, es va incorporar a l’article 12 de la Llei de Factura Electrònica un apartat tercer que imposa a cada administració la obligació de revisar periòdicament que el funcionament dels sistemes de gestió i tramitació de les factures es el correcte:

 

Les intervencions generals o òrgans equivalents de cada administració realitzaran una auditoria de sistemes anual per a verificar que els corresponents registres comptables de factures compleixen amb les condicions de funcionament previstes en aquesta Llei i la seva normativa de desenvolupament i, en particular, que no queden retingudes factures presentades al Punt general d'entrada de factures electròniques que fossin dirigides a òrgans o entitats de la respectiva Administració en cap de les fases del procés. En aquest informe s'inclourà una anàlisi dels temps mitjans d'inscripció de factures en el registre comptable de factures i del nombre i causes de factures rebutjades en la fase d'anotació en el registre comptable.

 

Aquesta auditoria té sentit per diversos motius, a banda del simple compliment d’aquest precepte:

 

  • Comprovar el correcte funcionament dels sistemes informàtics i de les integracions entre els sistemes propis i les plataformes públiques.

  • Disposar d’informació precisa sobre el compliment dels terminis de pagament i les obligacions sobre morositat recollides a la Llei de Contractes del Sector Públic i la Llei 15/2010, de 5 de juliol, sobre morositat en operacions comercials.

  • Identificar colls d’ampolla en el procés de tramitació, o incidències o comportaments irregulars que es repeteixen i esdevenen sistèmics.

  • Tenir informació també sobre el comportament dels proveïdors, poden reconèixer patrons de proveïdors o tipologies de servei que donen lloc a incidències de manera recurrent.

 

Disposar d’aquesta informació pot permetre a l’interventor o responsable de l’administració prendre decisions més informades sobre la manera d’estructurar les seves responsabilitats de supervisió.

 

El que AGTIC ofereix és la realització d’aquesta auditoria amb el suport d’un equip expert que aporta:

 

  • Coneixements específics en matèria de seguretat de la informació, gestió dels documents electrònics i compliment legal.

  • Experiència en auditoria de sistemes i en aplicació de procediments de quality assurance.

  • Experiència en les tecnologies involucrades en el procés de gestió de les factures electròniques.

  • Una metodologia contrastada per a la realització d’aquest estudi en un termini adequat.

  • Anàlisi qualitatiu dels resultats, oferint no només el compliment de les obligacions legals sinó recomanacions concretes per a millorar la gestió de la relació amb els proveïdors.

 

Metodologia de treball

 

L’auditoria del funcionament del sistema de gestió de factures es fonamentarà en tres fonts d’informació

:

  1. Anàlisi de documentació descriptiva: Ens serveis per avaluar la completesa dels procediments de tramitació i per interpretar les dades que s’extreguin dels sistemes d’informació.

  2. Entrevistes de treball amb els usuaris: Complementa l’accés a la documentació descriptiva, i permet també identificar oportunitats de millora a nivell de seguretat i usabilitat

  3. Explotació de fonts de dades: El principal objectiu de l’auditoria és validar que les factures s’han gestionat correctament, d’acord amb els mecanismes i procediments que estableix la Llei i que internament hagi aprovat cada organisme.

 

Fonamentalment serà necessari accés a:

 

  • Dades del sistema comptable relatives a les factures registrades i la seva tramitació.

  • Dades del punt general d’entrada de factures (eFact o Face) per obtenir la informació sobre les factures rebudes en aquesta plataforma i l’actualització d’informació relativa a l’estat de tramitació.

 

El equip de treball d’AGTIC té ampla experiència en l’explotació d’informació generada en sistemes de gestió pública, i oferirà suport al personal de l’Administració per a l’obtenció d’aquestes dades, amb coneixement específic sobre les principals aplicacions involucrades en el procés (eFact i sistemes comptables com Sicalwin o Absis).

 

La durada d’un projecte com aquest pot variar en funció de la complexitat de l’organització i de l’accessibilitat de la informació rellevant per a l’auditoria. A efectes orientatius, però, es pot preveure una durada aproximada de 10 setmanes.

 

Lliurables

 

Fruit de les tasques descrites en els apartats anteriors, es prepararà un informe d’auditoria amb la següent estructura i contingut:

 

  1. Resum executiu.

  2. Identificació dels sistemes informàtics i unitats organitzatives que participen en el procés de tramitació de les factures.

  3. Descripció de les fonts de dades emprades i les tasques de validació

  4. Anàlisi crític:

    • Revisió del circuit de validació

    • Qualitat de l’intercanvi de dades amb el punt general d’entrada

    • Caracterització dels estats i dels casos de rebuig.

  5. Resultats estadístics de l’anàlisi:

    • Volum de factures tramitades

    • Número i tipologia de les incidències identificades

    • Classificació de les casuístiques

    • Altres indicadors estadístics

  6. Conclusions: Febleses identificades, oportunitats de millora i recomanacions.

 

A banda dels informes d’auditoria, que contenen tot el detall de l’estudi, es prepararan també les presentacions executives corresponents per tal de presentar els resultats de manera abreujada als responsables d’intervenció de cada organisme.

 

Totes les evidències en les que s’haurà basat l’informe d’auditoria es lliuren per millor seguiment per part de la corporació.