Auditoría del Sistema de Registro Contable de Facturas

 

El 15 de enero del año 2015 entró en vigor la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y de creación del registro contable de facturas en el Sector Público, que establecía la obligatoriedad, para un conjunto de colectivos, de presentar las facturas dirigidas a la administración Pública en soporte electrónico, en un formato estructurado (facturae) y a través de un canal específico (el punto general de entrada de facturas).

 

Las Administraciones Públicas catalanas, de acuerdo con lo que establecía esta ley, habilitaron el servicio de recepción de facturas electrónicas, utilizando los portales Públicos disponibles (fundamentalmente FACe, ofrecido por el Ministerio de Administraciones Públicas, y e-Fact, del consorcio AOC) y tomaron las medidas necesarias para facilitar el cumplimiento de esta ley.

 

Fruto de una modificación introducida por la Ley Orgánica 6/2015, de 15 de junio, se incorporó al artículo 12 de la Ley de Factura Electrónica un apartado tercero que impone a cada administración la obligación de revisar periódicamente que el funcionamiento de los sistemas de gestión y tramitación de las facturas es el correcto:

 

Las intervenciones generales o órganos equivalentes de cada administración realizarán una auditoría de sistemas anual para verificar que los correspondientes registros contables de facturas cumplen con las condiciones de funcionamiento previstas en esta Ley y su normativa de desarrollo y, en particular, que no queden retenidas facturas presentadas al Punto general de entrada de facturas electrónicas que fueran dirigidas a órganos o entidades de la respectiva Administración en ninguna de las fases del proceso. En este informe se incluirá un análisis del tiempo medio de inscripción de facturas en el registro contable de facturas y del nombre y causas de facturas rechazadas en la fase de anotación en el registro contable.

 

Esta auditoría tiene sentido por diversos motivos, aparte del simple cumplimiento de este precepto:

 

  • Comprobar el correcto funcionamiento de los sistemas informáticos y de las integraciones entre los sistemas propios y las plataformas públicas.

  • Disponer de información precisa sobre el cumplimiento de los términos de pago y las obligaciones sobre morosidad recogidas en la Ley de Contratos del Sector Público y la Ley 15/2010, de 5 de julio, sobre morosidad en operaciones comerciales.

  • Identificar cuellos de botella en el proceso de tramitación, o incidencias o comportamientos irregulares que se repiten y devienen sistemáticos.

  • Tener información también sobre el comportamiento de los proveedores, pueden reconocer patrones de proveedores o tipologías de servicio que dan lugar a incidencias de manera recurrente.

 

Disponer de esta información puede permitir al interventor o responsable de la administración tomar decisiones más informadas sobre la manera de estructurar sus responsabilidades de supervisión.

 

Lo que AGTIC ofrece es la realización de esta auditoría con el soporte de un equipo experto que aporta:

 

  • Conocimientos específicos en materia de seguridad de la información, gestión de los documentos electrónicos y cumplimiento legal.

  • Experiencia en auditoría de sistemas y en aplicación de procedimientos de quality assurance.

  • Experiencia en las tecnologías involucradas en el proceso de gestión de las facturas electrónicas.

  • Una metodología contrastada para la realización de este estudio en un plazo adecuado.

  • Análisis cualitativo de los resultados, ofreciendo no solo el cumplimiento de las obligaciones legales sino recomendaciones concretas para mejorar la gestión de la relación con los proveedores.

 

Metodología de trabajo

 

La auditoría del funcionamiento del sistema de gestión de facturas se fundamentará en tres fuentes de información:

 

  1. Análisis de documentación descriptiva: Nos sirve para evaluar la completitud de los procedimientos de tramitación y para interpretar los datos que se extraigan de los sistemas de información.

  2. Entrevistas de trabajo con los usuarios: Complementa el acceso a la documentación descriptiva, y permite también identificar oportunidades de mejora a nivel de seguridad y usabilidad

  3. Explotación de fuentes de datos: El principal objetivo de la auditoría es validar que las facturas se han gestionado correctamente, de acuerdo con los mecanismos y procedimientos que establece la Ley y que internamente haya aprobado cada organismo.

 

Fundamentalmente será necesario acceso a:

 

  • Datos del sistema contable relativos a las facturas registradas y su tramitación.

  • Datos del punto general de entrada de facturas (eFact o Face) para obtener la información sobre las facturas recibidas en esta plataforma y la actualización de información relativa al estado de tramitación.

 

El equipo de trabajo de AGTIC tiene amplia experiencia en la explotación de información generada en sistemas de gestión Pública, y ofrecerá soporte al personal de la Administración para la obtención de estos datos, con conocimiento específico sobre las principales aplicaciones involucradas en el proceso (eFact y sistemas contables como Sicalwin o Absis).

 

La duración de un proyecto como este puede variar en función de la complexidad de lo organización y de la accesibilidad de la información relevante para la auditoría. A efectos orientativos, pero, se puede prever una duración aproximada de 10 semanas.

 

Entregables

 

Fruto de las tareas descritas en los apartados anteriores, se preparará un informe de auditoría con la siguiente estructura y contenido:

 

  1. Resumen ejecutivo.

  2. Identificación de los sistemas informáticos y unidades organizativas que participen en el proceso de tramitación de las facturas.

  3. Descripción de las fuentes de datos empleadas y las tareas de validación

  4. Análisis crítico:

    • Revisión del circuito de validación

    • Calidad del intercambio de datos con el punto general de entrada

    • Caracterización de los estados y de los casos de rechazo.

  5. Resultados estadísticos del análisis:

    • Volumen de facturas tramitadas

    • Número y tipología de les incidencias identificadas

    • Clasificación de las casuísticas

    • Otros indicadores estadísticos

  6. Conclusiones: Debilidades identificadas, oportunidades de mejora y recomendaciones.

 

Aparte de los informes de auditoría, que contienen todo el detalle del estudio, se prepararán también las presentaciones ejecutivas correspondientes para presentar los resultados de manera abreviada a los responsables de intervención de cada organismo.

 

Todas las evidencias en las que se habrá basado el informe de auditoría se entregan para un mejor seguimiento por parte de la corporación.