Guía de digitalización e impresión segura

A pesar de los esfuerzos que pueda  hacer una organización para modernizar su gestión en base al uso de expedientes y Documentos electrónicos, existirá siempre el condicionante externo de que algunos interlocutores (clientes, proveedores, administraciones) deseen mantener el papel como  soporte de la relación.

 

Existen herramientas para hacer compatible la organización plenamente digital, integrada en un mundo con interlocutores analógicos. Las leyes contemplan la digitalización de documentos en papel, y la impresión de documentos digitales.

 

Lo que propone AGTIC en este tipo de proyecto, orientado a organizaciones que ya generan o gestionan algún tipo de documento electrónico auténtico, es un asesoramiento para definir los procedimientos organizativos y los requerimientos tecnológicos que deben permitir:

 

  • Generar de manera automática documentos en papel que sean copia fiel con validez plena de originales electrónicos.

  • Digitalizar documentos en papel para incorporarlos a sus sistemas de información, posibilitando la eliminación del papel.

 

En base al nivel de implantación del documento electrónico, la tipología de los documentos afectados y de los interlocutores, y los condicionantes tecnológicos y jurídicos, se determinarán los documentos que hay que digitalizar o imprimir, el nivel de seguridad que requieren, el tipo de formatos, firmas, sellados de tiempo o otras medidas de seguridad, la manera de archivarlos y de gestionar  el acceso de otras personas. Una vez definidos los objetivos, ayudamos a la organización en la selección de soluciones que satisfagan sus necesidades y los requerimientos legales o, en el su caso, en la definición de un proyecto ad hoc.