Gestió documental

Guia de digitalització i impressió segura

Malgrat els esforços que pugui fer una organització per a modernitzar la seva gestió en base a l'ús d'expedients i Documents electrònics, existirà sempre el condicionant extern de que alguns interlocutors (clients, proveïdors, administracions) desitgin mantenir el paper com a suport de la relació.

 

Existeixen eines per fer compatible l'organització plenament digital, integrada en un món amb interlocutors analògics. Les lleis contemplen la digitalització de documents en paper, i la impressió de documents digitals.

 

El que proposa AGTIC en aquest tipus de projecte, orientat a organitzacions que ja generen o gestionen algun tipus de document electrònic autèntic, és un assessorament per definir els procediments organitzatius i els requeriments tecnològics que han de permetre:

 

• Generar de manera automàtica documents en paper que siguin còpia fidel amb validesa plena d'originals electrònics.

• Digitalitzar documents en paper para incorporar-los als seus sistemes d'informació, possibilitant l'eliminació del paper.

 

En base al nivell d'implantació del document electrònic, la tipologia dels documents afectats i dels interlocutors, i els condicionants tecnològics i jurídics, es determinarantels documents que cal digitalitzar o imprimir, el nivell de seguretat que requereixen, el tipus de formats, signatures, segellats de temps o altres mesures de seguretat, la manera d'arxivar-los i de gestionar l'accés d'altres persones. Un cop definits els objectius, ajudem a l'organització en la selecció de solucions que satisfacin les seves necessitats i els requeriments legals o, en el seu caso, en la definició d'un projecte ad hoc.