Servicios ofrecidos por AGTIC

 

AGTIC es una empresa especializada en la prestación de un conjunto de servicios vinculados a las Tecnologías de la Información garantizando su implementación sobre las distintas leyes que la regulan. En definitiva permitiendo dar a las TIC una validez jurídica en base a un conjunto de leyes, que, desde la aparición de la Ley de firma electrónica, el año 2003 han cambiado el paradigma del uso de las TIC.

 

Así pues con la aparición de la Ley 59/2003 de firma electrónica, un documento electrónico que hasta aquel momento era un documento puramente técnico, pasa a poder ser un documento con la misma garantía jurídica que el documento papel.

 

En el ámbito de la Sociedad de la Información, distintas leyes están regulando su uso, desde la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, donde se obliga ya a un número muy importante de empresas a prestar servicios a través de Internet o previamente la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico que regula aspectos vinculados a las transacciones a través de la red.

 

En el ámbito de las Administraciones Públicas, las leyes 39/2015 de procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas y la 40/2015 de régimen jurídico del sector público, donde se obliga a las AAPP al uso de los medios telemáticos para prestar servicios a los ciudadanos, a la Interoperabilidad, y sobretodo al uso de los medios electrónicos para la gestión de los expedientes administrativos, los cuales tienen que estar en formato electrónico. También dentro de este ámbito, destacar la Ley de Contratos del Sector Público, la Ley de Factura electrónica, los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, así como sus normas técnicas, la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, etc.

 

Así pues, desde el año 2007 han ido apareciendo pues distintas leyes que obligan a empresas y administraciones públicas a un emprender un conjunto de retos vinculados con las TIC con validez jurídica que requieren de un conocimiento pluridisciplinar: técnico, jurídico, gestión del documento y expediente electrónico, archivística, seguridad en las TIC, organización, transparencia, etc.

 

Es pues en este sentido que AGTIC ha ido incorporando perfiles y se ha ido actualizando en estas leyes hasta tener este conocimiento interdisciplinar imprescindible para garantizar que estos proyectos se implanten garantizando no solo el cumplimiento jurídico sino también el mayor nivel de eficiencia en las organizaciones.

Cumplimiento legal. Servicios de e-Administración.

 

Las Administraciones Públicas están realizando un gran esfuerzo en garantizar a los ciudadanos un canal de comunicación y tramitación telemática completo, tanto a partir de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, como con las leyes 39/2015 de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas  y 40/2015 de régimen jurídico del sector público, como de los esquemas nacionales de interoperabilidad y de seguridad, como también la ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

En este ámbito AGTIC ofrece distintos servicios para acompañar a las administraciones en la adaptación de estas a los nuevos requerimientos no solos legales, sino sobre todo de los ciudadanos a la vez que buscando la eficiencia y el ahorro en la prestación de sus servicios:

  • Planes de adaptación a las distintas leyes: Ley de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, ley de régimen jurídico del sector público, ley de contratos del sector público, ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, esquema nacional de seguridad, esquema nacional de interoperabilidad, la Ley de firma electrónica, el Reglamento Europeo de Servicios de Confianza, etc.

  • Oficinas técnicas para garantizar la implantación de los planes de adaptación o para hacer el seguimiento de la implantación de los servicios telemáticos, etc.

  • Reingeniería y simplificación de procedimientos y servicios, aplicando las nuevas oportunidades que nos dan las nuevas leyes, las TIC, de la interoperabilidad así como la adaptación de los ciudadanos a las nuevas tecnologías.

  • Asesoramiento continuado para garantizar la mejor opción ante las distintas dudas que puedan surgir de cómo aplicar las leyes, normativos y reglamentos que van apareciendo.

  • Formar al personal de las administraciones en esta nueva forma de gestionar, de relacionarse, de cumplir las leyes, de garantizar la seguridad, etc.

En definitiva, ayudar y colaborar en la gestión para garantizar el cumplimiento normativo, permitir una gestión del expediente y documento electrónico corporativo, dar respuesta a las exigencias del ciudadano cada vez más habituado a la Sociedad de la Información y a relacionarse telemáticamente, a ser más eficaces y eficientes, Interoperabilidad con otras Administraciones Públicas e interoperabilidad entre las distintas áreas de la propia Administración, garantizar la seguridad de la información: confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad, realizar una adecuada gestión del cambio, tanto interno como externo.

Gestión del Documento y el Expediente Electrónico

 

Las organizaciones, sean estas públicas (ya de forma obligada) o privadas van avanzando cada día en el uso del documento y expediente electrónico, así como de la firma electrónica y las identidades digitales. Esta implantación del documento y expediente electrónica suele ser muchas veces táctica, es decir, aparecen documentos electrónicos y se toman decisiones puntuales para dar respuesta a su gestión, su almacenamiento y en alguna ocasiones su preservación.

Desde AGTIC entendemos que la gestión del documento electrónico, así como la del documento papel, requiere de una estratégica corporativa que permita definir una política única de gestión de estos documentos, dando a la vez cumplimiento a lo que establecen las leyes 39 y 40/2015 en el ámbito del sector público. Se debe garantizar que un documento que ingresa en una organización o es creado por esta se podrá acceder a él durante todo su ciclo de vida, se podrá garantizar su autenticidad y su integridad, no solo en el momento de creación sino durante todo su ciclo de vida y finalmente se podrá preservar a lo largo del tiempo.

En este ámbito AGTIC ofrece distintos servicios para acompañar a las organizaciones a pasar de una organización basada en el papel a una basada en el Documento y Expediente electrónico garantizando una adecuada gestión en todas las fases de su ciclo de vida: creación, captura y registro, clasificación, almacenamiento, avaluación, acceso, uso y disposición:

 

  • Plan Director del Documento Electrónico, donde se contempla tanto la política de gestión del documento y expediente electrónico, como el ciclo de vida del documento y expediente electrónico, la elaboración de los cuadros de clasificación, los vocabularios de metadatos, las tipologías documentales, los formatos documentales, etc. Finalmente se elaboran las distintas herramientas de gestión del documento electrónico: política de firma electrónica, política de digitalización segura, política de impresión segura, modelo de preservación del documento electrónico, modelo de seguridad del documento electrónico, etc.

  • Plan de adaptación al documento electrónico en el cual se define la estratégica a seguir para implantar de forma correcta y eficiente el documento electrónico en una organización.

  • Asesoramiento continuado en la implantación del documento y expediente electrónico.

  • Modelo de preservación del documento electrónico en el que se definen las estrategias, las decisiones a tomar hoy para garantizar la validez futura del documento electrónico, las herramientas a implantar, las responsabilidades, etc.

  • Guía de digitalización e impresión segura, en la que se definen las actuaciones a realizar para pasar de papel a electrónico y de electrónico a papel con todas las garantías jurídicas y de la forma más eficiente y económica.
 

AGTIC dispone de un conjunto de profesionales con amplios conocimientos en los seis ámbitos necesarios para garantizar una correcta implantación del documento y expediente electrónico: gestión del documento y expediente electrónico, archivo, TIC, seguridad, simplificación y automatización de procesos y jurídico.

AGTIC dispone también del conocimiento necesario para abordar proyectos de mejora de la gestión del documento y expediente papel así como de su archivo.

Mejora y simplificación de procesos. Reingeniería.

 

La introducción de las TIC en todos los procesos de negocio y administrativos suele llevar a aplicar los mismos procesos pero informatizándolos. Se ha demostrado a lo largo del tiempo que las TIC aportan grandes beneficios a las organizaciones per su implantación si previamente se ha realizado un proceso de simplificación de los procesos es mucho más eficiente y económica. Así mismo han aparecido un conjunto de normativas, leyes y estándares que permiten implantar procesos de forma más eficientes, como son la interoperabilidad, la transmisión de documentos electrónicos en formatos gestionables por los sistemas de información, como los XML o el procedimiento administrativo automatizado en el ámbito de las administraciones públicas.

Desde AGTIC creemos que podemos aportar nuestro importante conocimiento en este ámbito a las organizaciones, públicas o privadas, para mejorar los procesos, simplificarlos e indicar como implantar las TIC sobre estos procesos. La relación telemática cada vez es más servidor a servidor y no cliente/ciudadano servidor. Esto hace que los protocolos, los interfaces y los procesos se puedan automatizar y por lo tanto mejorar.

En este ámbito AGTIC ofrece distintos servicios para acompañar a las organizaciones en la simplificación de sus procesos, aplicar el procedimiento administrativo automatizado, garantizar estos procesos automáticos, para que tengan plena validez jurídica, etc.

 

Servicio de elaboración del Catálogo de Procedimientos de una entidad y, en caso de ser pública, su publicación en el Catálogo SIA del Ministerio de Hacienda y Función Pública el cual tiene como función principal la de actuar como repositorio centralizado de información relevante respecto a la relación entre Administración y ciudadanos.

Algunos resultados que este servicio ofrece son:

  • Obtener el Catálogo de Procedimientos con toda la información necesaria para su publicación en:

    • El Catálogo SIA i la Sede electrónica o Web pública, para aquellos procedimientos dirigidos a los ciudadanos.

    • La Intranet, para aquellos procedimientos dirigidos al personal interno.

  • Disponer de información útil para la priorización de procedimientos de cara a su revisión y mejora.

  • Actualización del mapa de procesos, o en su ausencia, conceptualización de una primera versión. El mapa de procesos muestra gráficamente las grandes áreas de actividad de la organización y la manera como se relacionan entre ellas.

Servicios de seguridad de la información.

 

La seguridad en la gestión de los sistemas de información siempre ha sido muy importante, pero últimamente este aspecto ha tomado un mayor protagonismo debido a:

  • Cada vez más las organizaciones depende su actividad de la continuidad y seguridad de los sistemas de información.

  • Cada vez existen más canales de acceso a las organizaciones y por lo tanto más riesgo de accesos no deseados.

  • Cada vez aparecen nuevas leyes o normativas que requieren de mayores garantías a cumplir, como por ejemplo el Esquema Nacional de Seguridad o la implantación de la ISO27001.

  • Los documentos electrónicos tienen la misma validez jurídica que el papel y se deben tomar medidas para garantizar su protección y preservación, puesto que están más expuestos al robo, sin dejar huellas, puesto que se puede generar múltiples originales.

Desde AGTIC ofrecemos un conjunto de servicios vinculados a la seguridad de la información que pueden ayudar a las organizaciones, tanto públicas como privadas a elevar su nivel de seguridad. Estos son:

  • Política y normativa de seguridad. Para garantizar la seguridad de los Sistemas de Información es necesario tener una política corporativa de obligado cumplimiento, puesto que solo así se puede hacer el seguimiento y control de los elementos de seguridad de la organización.

  • Plan de continuidad, tal y como se ha comentado anteriormente, las organizaciones dependen cada día más de los sistemas de información y es imprescindible disponer de un plan de continuidad a poner en marcha en el momento en que surja cualquier problema, garantizando la continuidad del servicio o negocio en poco tiempo.

  • Plan de adaptación al Esquema Nacional de Seguridad. Este Esquema es de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones Pública y AGTIC ofrece un servicio completo de definición y acompañamiento en su aplicación.

  • Auditoria de cumplimiento del ENS. En el caso en que AGTIC no haya participado en la elaboración del Plan de adaptación del ENS, puede ofrecer un servicio de auditoría que permita garantizar al cliente que está cumpliendo el plan a todos los niveles.

  • Revisión técnica de seguridad web. AGTIC realiza un conjunto de comprobaciones técnicas, de seguridad e incluso de cumplimiento jurídico, como es en el caso de las sedes electrónicas para garantizar el más elevado nivel de seguridad en las herramientas de prestación de servicios a terceros.

AGTIC dispone de un conjunto de profesionales con amplios conocimientos en los tres ámbitos necesarios para garantizar el máximo nivel de seguridad en la utilización de los medios telemáticos y las TIC: TIC, seguridad y jurídico.